Penataan Ruang Kantor

Pengaturan Ruang Kantor

Pengaturan ruang kantor merupakan bagian penting untuk mewujudkan kantor yang indah, nyaman, sehat dan fungsional. Pengaturan ruang kantor yang baik dan benar bukan untuk kantor besar saja, kantor kecil pun perlu penataan ruang kantor yang baik dan benar, agar menjadi lebih nyaman dan leluasa.

Mengapa kantor terlihat ruang-ruangnya sempit dan sesak. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain, pengaturan interior ruang kantor tidak terencana atau tertata dengan baik dan benar, maka ruang terasa tidak nyaman dan menyenangkan.

Penataan interior kantor yang baik dan benar tidak terlepas dari empat hal pokok yang harus dipahami yaitu:

– Tata ruang kantor,
– Pemilihan perlengkapan kantor,
– Dekorasi ruangan kantor,
– Lalulintas dalam ruang kantor.

Pengertian Tata Ruang Kantor

Pengertian tata ruang kantor bukan sekedar mengatur dan menempatkan perlengkapan / barang dalam ruangan kantor saja, tetapi harus memenuhi unsur kebutuhan ruang kantor yaitu fungsi ruang kantor dan efisiensi.

Sehingga dapat terwujud ruang kantor yang indah dan nyaman, misalnya ruang tamu, penataan ruangnya harus diarahkan agar menjadi ruang untuk menerima tamu yang nyaman, indah dan menyenangkan sesuai dengan fungsinya.

Setiap ruang kantor sebaiknya ditata sesuai dengan fungsinya, bila ada ruang yang berfungsi ganda, misalnya sebagai ruang tamu dan ruang resepsionis maka penataan ruang harus memenuhi kedua fungsi tersebut meskipun penggunaan ruang itu pada waktu yang berbeda.

Keterbatasan pada kantor kecil sesungguhnya bukan halangan untuk mewujudkan keindahan interior kantor dan kenyamanan, yang diperlukan hanya penataan ruang kantor yang tepat dan efisien, sehingga kantor kecil namun terlihat leluasa serta nyaman, selanjutnya pilihlah perlengkapan yang sesuai dengan bentuk dan ukuran ruang kantor serta memenuhi kebutuhan pokok ruangan.

Pemilihan Perlengkapan Ruang Kantor

Pemilihan perlengkapan ruang kantor, yang pertama harus dipahami adalah perlengkapan pokok setiap ruang kantor dan sesuai dengan fungsi ruang yang dimaksud, sebagai contoh ruang tamu maka sesuai dengan fungsinya adalah memerlukan kursi tamu yang sesuai dengan bentuk dan ukuran ruangan, selain itu diperlukan sebuah meja untuk meletakan minuman dan makanan kecil.

Bila kantor kecil, pilih ukuran minimal tetapi cukup nyaman untuk duduk , misalnya panjang dan lebar dudukan kursi minimal 40cm x 40cm. Perlengkapan seperti meja sudut atau credenza dapat ditambahkan bila ruang masih memungkinkan.

Dekorasi Ruangan Kantor

Tujuan dekorasi ruangan kantor adalah untuk menciptakan suasana ruang kantor agar indah dan terasa menyenangkan bagi setiap orang yang berada di dalam kantor itu.

Penciptaan suasana ruang kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu dengan penggunaan elemen dekorasi yang khusus misalnya; gambar / lukisan, patung atau benda-benda hiasan yang lain.

Sebenarnya setiap benda / perlengkapan yang ditempatkan dalam ruang dapat menjadi elemen dekorasi, karena setiap benda yang berada dalam ruang kantor ikut menciptakan suasana kantor, sebut saja misalnya; lampu meja, vas atau pot bunga, korden atau tirai, bahkan corak dan warna dinding, langit-langit dan lantai, semuanya bisa menjadi unsur dekorasi ruangan kantor.

Untuk kantor kecil dan ruangnya berukuran kecil, maka perlu upaya agar ruang kantor tampak dan terasa lebih luas. Kesan ruang kantor yang luas dan segar dapat dicapai dengan pemilihan unsur / elemen yang tepat, dengan kriteria / syarat dasar berikut:

• Bentuk dan ukuran elemen / unsur dekorasi kecil dan sederhana.
• Pilih warna yang lembut dan terang agar ruang terasa segar.
• Kaca cermin merupakan elemen dekorasi yang efektif untuk ruang kantor kecil  karena dapat  menimbulkan kesan luas dan terang.

Lalu-Lintas dalam pengaturan Ruang Kantor

Setiap ruangan di dalam kantor mempunyai hubungan satu dan lainnya, sehingga setiap ruangan kantor memerlukan ruang gerak agar orang dalam ruang kantor itu dapat mengakses dari satu ruang kantor ke ruang kantor yang lain atau dari satu titik ke titik yang lain.

Ruang gerak pada ruangan kantor merupakan lintasan dalam ruangan atau area lalu-lintas yang penting dan fungsional tetapi sering terabaikan dalam pengaturan ruang kantor, akibatnya dapat mengurangi kenyamanan dalam ruangan kantor.

Misalnya ruang tamu tanpa penataan alur lalu-lintas ruang yang baik bisa menggangu jika ada seseorang sedang asyik berbicara terpaksa harus terhenti pembicaraannya karena harus menggeser posisi duduknya ketika ada orang lain yang akan lewat.

Hal serupa ini tidak akan terjadi jika lalu-lintas dalam ruang diatur dan direncanakan dengan baik.

Ruang Kantor, Tata Letak & Pengaturan Kerja

Ruang kantor merupakan tempat dimana biasa dipergunakan aktivitas tata usaha. Untuk meningkatkan efektifitas bekerja, kantor memerlukan suatu interior yang apik dan memudahkan para pekerjanya untuk leluasa bermobilitas.

Manajemen ruang kantor ialah suatu pengarahan dalam mengatur tata letak serta aktivitas suatu tata usaha (kerja) secara lebih hemat, efisien, dan efektif.

Terdapat 2 tipe umum suatu kantor, ialah kantor dengan sifat terbuka dan kantor bersifat tertutup.

Kantor terbuka berarti ruang kantor tanpa dinding yang memungkinkan ruang gerak karyawan yang cukup leluasa dan bebas.

Kantor bersifat tertutup dimana para kerja memiliki ruang kerja sendiri-sendiri yang meminimalkan adanya interaksi secara terbuka diantara pekerja. Ruang kerja tertutup menuntut para karyawan dan pegawai untuk focus pada pekerjaan yang sedang dihadapi.

Hal ini baik bila mengurangi kemungkinan para karyawan menghamburkan waktu bekerja dengan melakukan hal yang tidak menguntungkan, seperti mengobrol, bersantai, atau pun meninggalkan ruang kerja.

Namun ada kerugian bagi ruang kerja yang bersifat tertutup. Karena ruang kerja yang terbatas dan terfokus untuk melakukan pekerjaan yang dihadapi, maka akan mengurangi tingkat kekerabatan antar pegawai, karena terbatasnya ruang kerja juga membatasi ruang gerak para karyawan.

Untuk beberapa saat, mungkin ini tidak masalah, namun bagi kesinambungan bisnis di masa depan, hubungan baik antar karyawan pun harus terbangun baik.

Prinsip Ruang Kantor Yang Baik

Terdapat empat azas pokok dalam penataan interior kantor yang baik. Azas jarak terpendek ialah suatu tata letak interior kantor yang terbaik dimana memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dapat dilakukan sependek-pendeknya atau dengan waktu yang efektif . Azas rangkaian kerja ialah penempatan para karyawan dan alat-alat kantor yang dirunut rangkaiannya agar sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Azas rangkain kerja juga merupakan kesinambungan azas jarak terpendek karena dengan tata letak suatu ruang yang baik, akan memudahkan karyawan menjangkau alat pekerjaan yang dibutuhkan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien . Azas penggunaan segenap ruangan ialah azas dimana suatu tata ruang kantor mempergunakan sepenuhnya ruang kantor termasuk di dalamnya secara vertikal (ke atas dan ke bawah). Azas ini menggunakan sistem pemaksimalan suatu ruangan. Azas ini sangat baik digunakan terutama bagi suatu ruang kerja yang kecil namun menuntun tempat penyimpanan yang cukup luas. Penggunaan secara maksimal ruang kantor dari atas ke bawah, atau begitu pun sebaliknya, merupakan cara yang baik dilakukan sesuai azas penggunaan segenap ruang ini . Azas perubahan. Perubahan susunan ruang kantor dapat dilakukan apabila tata letak suatu ruang kerja diharuskan untuk berubah karena alasan-alasan 3 hal di atas. Perubahan tata letak kantor dapat digunakan untuk membuat suasana baru dalam suatu kantor. Azas-azas ini pun selaras sejalan dengan besar-kecil berat-ringan perabotan ruang kerja yang digunakan.

---

 Kebutuhan Luas Kantor

Faktor menentukan luas ruang  kantor adalah jumlah pegawai, dan kebutuhan ruang seperti ruang penyimpanan file, ruang dapur, ruang resepsionis, ruang rapat, ruang direktur selain itu struktur kolom bangunan juga mempengaruhi alokasi luas kantor.

Jangan lupa pula mempertimbangkan kebutuhan karena ekspansi usaha serta koridor utama untuk keluar masuk karyawan.

Kondisi Lingkungan Ruang  Kantor

Terdapat beberapa faktor untuk mempertimbangkan kondisi lingkungan ruang  kantor dalam memilih lokasi kantor ialah :

• Model gedung, seperti warna gedung, ukuran, reputasi, usia, usia gedung , pelayanan.
• Fasilitas gedung seperti AC, listrik, tempat parkir, tangga darurat, jumlah lift dll
• Transportasi umum untuk hubungan dengan pelanggan, fasilitas angkutan, pusat pertokoan, hotel, kantor pos, dll
• Biaya-biaya. Total pengeluaran yang menimbulkan biaya ruang kantor.
• Fleksibilitas fit-out ruang  kantor meliputi kemungkinan perubahan–perubahan terhadap struktur seperti melubangi lantai dan plafon.
• Bebas berbagai polusi seperti kebersihan udara, lingkungan dan suara gaduh sehingga menggangu pekerjaan kantor

Tata Letak Ruang Kantor

Penentuan tata letak ruang kantor diperlukan perencanaan agar kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Faktor yang harus diperhatikan, antara lain :

• Tugas pegawai.
• Arus kerja.
• Bagan organisasi secara vertikal & horisontal.
• Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang.
• Jaringan komunikasi & internet.
• Kantor publik atau privat.
• Kebutuhan ruang khusus.
• Pembiayaan renovasi ruang kantor.

Prinsip Tata Letak Ruang Kantor yang Efektif Menganalisa hubungan antara arus kerja pegawai dengan peralatan Kondisi arus kerja dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir crossing dan backtracking. Pegawai yang melakukan pekerjaan serupa harus dalam area yang berdekatan Pegawai / divisi publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor. Pegawai yang memerlukan konsentrasi harus di lokasi yang suasananya lebih tenang. Alokasi ruang untuk peralatan yang diperlukan individu harus dekat pekerja. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan. Lorong harus nyaman dan lebar guna antisipasi arus gerak yang efisien dari pekerja. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

Standar Ruang Kantor

Ruang kantor memiliki syarat lingkungan fisik yang harus diikuti oleh setiap kantor.  Standar itu meliputi hal hal berikut :

• Kebersihan
• Suhu Udara
• Ventilasi plafon
• Penerangan Cahaya
• Fasilitas kesehatan
• Fasilitas Cuci
• Air minum
• Lantai, gang, dan tangga
• Penjagaan kebakaran

Mengatur Peralatan di Ruang Kantor

Terdapat beberapa faktor yang harus diperhitungkan suatu perusahaan dalam mengatur perabotan-perabotan ruang kerjanya.

• Perabotan-perabotan kerja dan tata usaha haruslah merupakan perabotan yang dapat menghemat ruang lantai.
• Perabotan yang terlalu besar diyakini dapat menghambat laju gerak mobilitas karyawan. Penerapan  desain minimalis saat ini membantu perusahaan dalam mengatur perabotan kantornya menjadi lebih hemat ruang lantai.
• Perabotan kerja harus fungsional dengan pekerjaan yang dilakukan. Fungsi perabotan kerja haruslah mendukung suatu pekerjaan yang dilakukan. Jangan menaruh barang, terutama barang pribadi, yang kehadirannya justru dapat menghambat pekerjaan.
• Penataan perabotan fungsional ini juga haruslah ditempatkan di suatu letak yang mudah dijangkau. Untuk itu, kerapihan meja kerja dan mengenal detail tata letak alat kerja yang dibutuhkan dapat mengurangi resiko pemborosan waktu.
• Mengenali detail letak alat kerja yang dibutuhkan akan membantu karyawan lebih efektif waktu dalam bekerja.
• Selain itu, perabotan kerja haruslah berbahan ringan. Material pada suatu perabotan kantor haruslah dipikirkan. Alat kantor yang ringan akan lebih mudah bagi suatu perusahaan ketika akan atau harus memindahkan. Hal lain yang perlu dipikirkan, apabila perabotan yang apik lagi berat, akan menghambat proses pemindahan perabotan. Apabila terdapat alat berat seperti mesin fotokopi atau mesin berat lainnya, letakkan dari awal di tempat yang sudah dipikirkan secara strategis bagi seluruh karyawan.
• Beberapa perusahaan memperbolehkan para karyawannya untuk membawa atau membagi barang pribadinya ke dalam suasana kantor. Perabotan atau barang pribadi yang dibawa ke dalam ruang kerja diyakini mampu meningkatkan semangat bekerja para karyawan. Namun perusahaan harus tetap mengatur suatu kriteria dasar wajib yang harus dipatuhi semua karyawan untuk setiap peralatan pribadi yang akan dibawa ke kantor perusahaan.

Untuk materi tentang hal-hal penting mengenai interior kantor dapat di-download di sini. 

Disarikan dari https://interiorkantor.com/